Como enviar respostas automáticas no WhatsApp?
Antes de as respostas automáticas serem implementadas no serviço oficial, aplicativos de outras empresas já ofereciam essa função como complemento. Entre os mais básicos, o AutoResponder para o WA e o Away são muito conhecidos, mas há plugins de WhatsApp mais robustos, capazes de conectar o seu site ao app e agregar inúmeras funções.
A maior vantagem desses serviços é que vários deles podem ser ativados em contas comuns do WhatsApp. No entanto, será preciso compartilhar informações do mensageiro e, por isso, é fundamental se certificar que o produto e seus administradores são realmente confiáveis.
A maneira mais prática de configurar uma resposta automática no WhatsApp, porém, é usar a função nativa do WhatsApp Business. O app, disponível para Android e iOS, já deve estar instalado e configurado no seu smartphone.
Nele, temos duas opções de mensagem automática, a de ausência e a de saudação, que só são enviadas quando o smartphone está conectado à internet. Nos próximos tópicos, você aprende a configurar ambas.
Como criar uma mensagem de ausência no WhatsApp Business?
As mensagens de ausência são enviadas automaticamente quando um contato, recente ou não, inicia um chat com você. Confira o tutorial, a seguir.
1. Entre em “Ferramentas comerciais”
Inicie o WhatsApp Business, abra o menu (três pontinhos no canto superior direito) e clique na opção “Ferramentas comerciais”.
2. Acesse “Mensagem de ausência”
Em “Ferramentas comerciais”, acesse “Mensagem de ausência”
3. Ative a mensagem de ausência
Ative a mensagem de ausência, habilitando essa função no menu atual.
4. Crie uma mensagem de ausência
Clique no item abaixo (“Mensagem de ausência”) para criar uma mensagem. Para salvá-la, clique em “Ok”.
O WhatsApp disponibiliza um modelo de resposta automática para você usar, mas o ideal é escrever um texto original. Você também pode usar emojis para compor a sua mensagem.
5. Configure um horário (se quiser)
No próximo item do menu atual (“Horário”), você pode optar por enviar a mensagem sempre, escolher um horário programado ou enviar apenas fora do horário de atendimento configurado em sua conta.
Ao escolher a segunda opção (“Horário programado”), dois itens surgem no menu, Início e Término, para você configurar a data e o horário em que a mensagem deve funcionar. Essa opção é muito útil para avisos de férias, feriados e aviso pontuais, por exemplo.
6. Escolha os destinatários da mensagem
No último item do menu atual (“Destinatários”), você pode optar por enviar a mensagem a todas as pessoas que iniciarem um chat, apenas contatos não salvos, enviar com exceções ou apenas para contatos específicos.
Optando por uma das duas últimas opções, você será encaminhado para a lista de contatos para escolher pessoas ou empresas relacionadas à função.
7. Salve a ative sua mensagem automática
Para concluir o processo e ativar a resposta automática no WhatsApp, você deve clicar em “Salvar” no canto superior direito do aplicativo.
Para realizar qualquer alteração, basta retornar ao mesmo local, realizar os ajustes e salvar novamente.
Como criar uma mensagem de saudação no WhatsApp Business?
A mensagem de saudação é enviada somente quando alguém entra em contato com você pela primeira vez. Aprenda a configurá-la, a seguir.
1. Entre em “Ferramentas comerciais”
Assim como fizemos anteriormente, acesse “Ferramentas comerciais” no menu.
2. Acesse “Mensagem de saudação”
Dessa vez, acessamos o item “Mensagem de saudação”.
3. Ative a mensagem de saudação
Habilite a função “Enviar mensagem de saudação” no menu atual.
4. Crie uma mensagem de saudação
Agora, clique em “Mensagem de saudação” para editar a mensagem. Para salvar, clique em “Ok”.
5. Defina os destinatários da mensagem
Acesse o último item do menu atual (“Destinatários”) para definir quem receberá a sua mensagem.
Nesse caso, como se trata de uma mensagem de boas-vindas, é recomendável desativá-la para contatos de clientes que já conhecem e interagem com a sua empresa. Mas você é livre para configurar isso da maneira que achar melhor.
6. Salve e ative a mensagem automática
Para finalizar, basta clicar em “Salvar” para ativar as configurações.
Para editar a função, basta retornar ao menu da mesma maneira e salvar novamente.
Qual a importância de investir em respostas sucintas e criativas?
As respostas automáticas são muito conhecidas nos serviços de email marketing e, agora, ganham destaque nas redes sociais e nos mensageiros. As vantagens para as empresas são óbvias: menor custo de trabalho, otimização do atendimento, simplificação da produção de Marketing, entre várias outras.
Para o consumidor, os benefícios também são muitos, afinal, o atendimento é iniciado imediatamente e questão básicas podem ser resolvidas logo nesse primeiro contato. Entretanto, é preciso cautela ao elaborar essas mensagens para que o recurso realmente facilite a vida do cliente e não gere o efeito contrário.
Suas mensagens devem ser claras, sucintas e humanizadas. Além disso, é importante que elas adotem o estilo da sua empresa, de modo que o contato identifique a sua marca. Caso tenha alguma dúvida, as dicas a seguir podem ajudar:
- alinhe o tom e a linguagem de todas as suas mensagens;
- evite corporativismos ou formalidades, e vá direto ao assunto;
- não use gírias ou jargões (a menos que isso seja esperado por seu público);
- use frases naturais, como em uma conversa comum;
- deixe claro que a mensagem é automática e informe quando ou como uma pessoa estará disponível;
- peça dados necessários previamente (como nome, CPF ou número do pedido) para agilizar o atendimento;
- informe outro canal de contato para questões específicas ou urgentes, e uma página de FAQ (Perguntas e Respostas), se houver;
- caso a sua demanda seja grande, considere investir em um chatbot.
Agora, você sabe como criar e ativar uma resposta automática no WhatsApp. Um recurso simples, prático e gratuito, que pode ajudar a aumentar as suas vendas e contribuir significativamente para a qualidade do seu atendimento.
Tenha em mente, porém, que isso é apenas a ponta do iceberg. O WhatsApp é uma ferramenta muito poderosa e, no próximo artigo, você confere 10 dicas para montar uma estratégia de sucesso no app!
