Cuando utilizar “responder” y cuando “responder a todos”
La opción responder, permite contestar a un correo electrónico a un único destinatario, sea este el escritor original del mail o el último que lo reenvió.
La opción responder a todos es la idónea cuando debes responder a todos los integrantes de la cadena del mail. Si utilizas esta opción, todos los destinatarios recibirán el correo electrónico ya sea que se encuentren en el campo Para o en el CC.
Te recomiendo que consideres estas preguntas a la hora de decidir la opción de responder, o la de responder a todos:
- ¿Soy yo el destinatario principal del email?
- ¿Es necesario que más de un destinatario sepa lo que respondí en los correos anteriores?
- ¿El resto de los destinatarios espera o necesita recibir mi respuesta?
- ¿El correo electrónico afecta a la mayor parte de los integrantes de la cadena?
- ¿Es importante y necesario que el resto de los destinatarios aún siga formando parte de la cadena?
Si es el caso en el que eres el principal destinatario del correo electrónico, y solo una persona necesita saber que respondiste, o si además sabes que el resto de los destinatarios no espera recibir tu respuesta, debes utilizar la opción Responder.
Por cierto, muchas veces la costumbre de “responder a todos” termina por saturar las bandejas de entrada de quienes ni les va ni les viene la conversación. He visto equipos donde la comunicación interna casi se ahoga por tanto correo innecesario, hasta que alguien se anima y propone algo tan simple como usar “responder” cuando no hace falta el bombo, y listo, todos agradecen. Es curioso cómo detalles pequeños salvan minutos preciosos en el día a día.
Si por el contrario, tu respuesta afecta a la mayor parte de los integrantes de la cadena, o si el resto de los destinatarios necesita recibir tu respuesta, deberías utilizar Responder a todos.
Algunos ejemplos prácticos pueden ser los siguientes:
- Si el jefe envía un correo electrónico a todo el departamento comunicando el ascenso de un compañero de trabajo, tus felicitaciones deberían ser enviadas de forma exclusiva a tu compañero con la opción responder.
- Si el CEO quiere anunciar una noticia a los empleados, no hay necesidad de Responder a todos. O si tienes una pregunta o un comentario para el jefe sobre esa noticia, respóndele directamente a él o envíale un correo electrónico nuevo.
- En el caso de que estés trabajando en un proyecto con una serie de empleados, la opción Responder a todos es útil. Todos podrán tener acceso a la misma información y estar al tanto de los comentarios y actualizaciones al mismo tiempo.
- La función Responder a todos es muy útil cuando el resto de los destinatarios de un correo electrónico puedan tener preguntas similares a las tuyas.
- La función Responder a todos también es muy útil en el caso de que el jefe solicite comentarios a todo el grupo acerca de un email que acaba de enviar.
Cuando utilizar “CC” y cuando “CCO”
En la práctica, no falta quien se confunde con los campos CC y CCO, y se producen esas escenas un poco incómodas (seguro te ha pasado más de una vez) donde alguien recibe una copia de un correo y luego lo reenvía sin mirar a quién estaba incluido. Para no dejar dudas: CC es transparente, todos ven a quiénes más llegó el mensaje; CCO, en cambio, protege la privacidad y deja a los demás en la sombra, algo que a veces evita dolores de cabeza, pero igual requiere ojo para no dejar a alguien fuera de la conversación sin querer.
La opción CC significa “Con Copia”, y permite enviar un correo electrónico donde cualquiera de los destinatarios podrá ver las direcciones del resto que figuren en el campo CC. En este caso, si utilizas Responder a todos, te aseguras que todos los destinatarios pertenecientes al campo CC reciban tu mensaje.
La opción CCO significa “Con Copia Oculta”, y permite enviar un correo electrónico donde ninguno de los destinatarios podrá ver las direcciones del resto que figuren en el campo CCO. En este caso, si utilizas Responder a todos, te aseguras que todos los destinatarios pertenecientes al campo CCO reciban tu mensaje, pero que no reciban correos posteriores de la cadena.
Esta última opción es muy útil cuando algún compañero te presenta a alguien en un email. Colocando a tu compañero en CCO, podrás ponerte en contacto con la persona que te presentó y a su vez, él sabrá que hablaste con ella. Además, los siguientes correos que cruces con este nuevo contacto no le llegarán a tu compañero, ya que al haberlo puesto en CCO, él quedará fuera de los siguientes correos electrónicos de la cadena.
Las diferentes situaciones que se pueden dar en una empresa llegan a ser complicadas en algunos casos. Te asaltan muchas dudas acerca de a quién debes incluir, y a quién no en las comunicaciones siguientes. Siguiendo los pasos anteriores y con los ejemplos dados, no deberías tener gran dificultad en tomar la decisión correcta.
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