¿Qué es la gestión de proyectos?
Este enfoque metódico se orienta en la estimación, administración y cumplimiento de los objetivos específicos, medibles, alcanzables y realistas para la realización de tareas dentro de una organización.
Sus objetivos son claros:
- gestionar el arranque y evolución de los proyectos;
- administrar y resolver problemas que puedan suscitarse durante el proceso;
- y, facilitar las tareas de finalización y aprobación del proyecto.
¿Cuáles son las etapas de la gestión de proyectos?
Según el PMI (Project Management Institute), que es una organización sobre gestión de proyectos, y su Guide of the Project Management Body of Knowledge (PMBOk), existen 5 fases en la gestión de proyectos:
1. Estudio de factibilidad
Es la primera etapa que se ejecuta en la realización de proyectos y tiene como objetivo determinar si la empresa obtendría beneficios económicos y/o estratégicos con la realización del mismo.
A través de un software de gestión se crea un registro del proyecto, se realiza un análisis del alcance, metodologías y departamentos involucrados, para así determinar los riesgos potenciales y aplicar el estudio de factibilidad sobre los tiempos deseados para conocer el coste total y la calidad.
Si los números son positivos, entonces se pasa a la segunda etapa.
2. Planificación del trabajo
En esta fase se detallan todas las tareas previstas y los recursos necesarios para la finalización del proyecto.
¡Mucho cuidado! Si no se detalla con claridad esta etapa, se pueden producir resultados negativos para la organización.
Para evitar problemas, es necesario:
- revisar el análisis del alcance del proyecto;
- realizar estimaciones de esfuerzo, coste y recursos;
- definir un plan de proyecto;
- y por último, redactar un documento sobre los términos del acuerdo.
No está de más decir que la planificación, por más perfecta que parezca en el papel, siempre va a encontrarse con algún obstáculo inesperado. Por experiencia (y vaya que hay historias), los cambios de última hora casi nunca faltan, y toca lidiar con ajustes de prioridades o recursos a mitad del camino. Lo importante aquí no es la ausencia de imprevistos, sino la flexibilidad para reaccionar sin perder el rumbo original del proyecto.
Además, muchas veces las partes interesadas tienden a modificar requisitos a medida que visualizan el avance. Por eso conviene documentar todo y establecer canales de comunicación claros desde el principio. A la larga, esos pequeños acuerdos y documentaciones previas evitan malentendidos y te ahorran dolores de cabeza cuando surge algún “pero eso no estaba contemplado”. Cosas que pasan y seguirán pasando, aunque uno crea que está todo bajo control.
3. Ejecución
Es quizá, la fase más importante. Ya que en ella se materializa todas las ideas, planeaciones y diseños, utilizando las técnicas, recursos y procesos previstos anteriormente.
En ella se gestiona los entornos laborales, tareas, entrega de recursos y peticiones de cambio.
4. Seguimiento
Durante esta fase, el analista debe comprobar que todas las partes involucradas estén cumpliendo con:
- las labores;
- la planificación;
- y, con el objetivo de administrar y garantizar la calidad del proyecto.
Al verificar, se realizan seguimientos en las áreas involucradas con control de calidad y con registro de incidencias, luego se generan informes con los indicadores predeterminados para ser mostrados a los superiores.
5. Cierre
Al finalizar el proyecto se debe evaluar y verificar que las expectativas hayan sido cumplidas y que todo esté como se estableció durante la planificación.
Sin embargo, es necesario aplicar una análisis de fallos del proyecto para documentar los inconvenientes y ayudar que a futuro se puedan tomar decisiones más acertadas.
Durante esta etapa, se realiza un checklist y se ejecuta el cierre formal en todas las áreas, se hace una copia de seguridad de los datos y se ejecuta un análisis de los resultados para contrastarlos con las estimaciones iniciales.
¿Qué metodologías existen en la gestión de proyectos?
De acuerdo al tipo de proyecto o las necesidades del mismo se pueden utilizar diferentes metodologías para lograr la optimización de tiempo, recursos, entre otros. Las más utilizadas son:
Secuencial tradicional
Son los proyectos que se ejecutan etapa por etapa. Es decir, se debe terminar una fase para empezar con la siguiente.
La ventaja es evidente, permite gestionar de manera sencilla el avance en cada etapa y de cada responsable. Sin embargo, provoca que se recomiencen los proyectos al tener que regresar al principio en caso de alguna falla.
Agile
Tiene la particularidad de “partir” en pedazos las tareas y se establece un tiempo específico para cumplir con ella. El objetivo es que se puedan realizar proyectos que cumplan con estándares de calidad muy altos y se respeten las prioridades de la planificación.
Asimismo, contribuye a la aceleración de las actividades, aumento de la productividad y mayor compromiso de las partes.
Gestión de cambio
Esta metodología permite centrarse en la gestión del cambio dentro del proyecto. Con especial enfoque hacia la planificación de los riesgos y aprovechando el cambio cuando se produce.
En ellos es posible determinar los posibles riesgos fuera del alcance del proyecto y ofrecer técnicas de gestión de cambio masivo para avanzar hacia la finalización del mismo.
Ventajas de la gestión de proyectos
Si combinamos la gestión de proyectos junto con la transformación digital dentro de una empresa, los beneficios que pueden traer son innumerables. Sin embargo, podemos nombrar los más relevantes:
- optimiza los flujos de trabajo;
- mejora el trabajo en equipo;
- aumenta la comunicación constante con las diferentes áreas productivas;
- incrementa el flujo de datos relevantes entre departamentos;
- prevé cuellos de botellas y rutas críticas;
- abarata costos y crea presupuestos adicionales según los escenarios;
- posibilita el seguimiento y gestión con respecto a la proyección;
- reúne datos para proyectos futuros;
- administra los recursos;
- optimiza la resolución de inconvenientes;
- entrega datos en tiempo real.
La evolución de la tecnología permite a las empresas gestionar proyectos utilizando técnicas pre-diseñadas y metodologías útiles en cada caso.
¿Cuáles herramientas existen para la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos, con el objetivo de minimizar o evitar errores y aumentar la productividad, se apoya en herramientas. Hoy por hoy existen 3 grandes técnicas, que son: Diagrama de Gantt, Pert/CPM y Cadena Crítica.
1. Diagrama de Gantt
Se compone de dos ejes de coordenadas donde se contienen todas las tareas y actividades dentro del proyecto. Asimismo, se delimitan las diferentes fases para identificar los eventos importantes para todos los involucrados.
Si se actualiza periódicamente, es sencillo visualizar la realidad del proyecto. Sin embargo, no es recomendable para proyectos muy flexibles al cambio, ni para los planteamientos muy sencillos.
2. Pert/CRM
Sirve para identificar las actividades dentro del proyecto, sus dependencias y el tiempo necesario de cada una, con el objetivo de aplicar una ecuación de probabilidad que determine el tiempo total de ejecución.
Esta herramienta resulta muy útil cuando se ejecutan proyectos complejos, con tareas simultáneas y en secuencia.
3. Cadena crítica
Es ideal cuando se enfrentan proyectos muy complejos, ya que permite simplificar las etapas de seguimiento y control.
Gracias a ella, se pueden detectar actividades cruciales para el proyecto y pasan a ser actividades críticas.
Permite reducir los plazos estimados de las mismas y se utiliza ese tiempo en áreas estratégicas. Esto permite controlar el desarrollo de las tareas y, de esta forma, se monitorea la velocidad y se toman decisiones oportunas.
Conclusión
En definitiva, la gestión de proyectos es una labor sumamente importante y necesaria para las empresas de cualquier sector, ya que permiten lograr el control de tareas, áreas, procesos y datos con el objetivo de armonizar las operaciones dentro de la organización y cumplir con cronogramas y estimaciones de productividad.
Si quieres seguir aprendiendo sobre la planificación y ejecución de tareas relevantes y complejas para tu empresa, entonces debes conocer qué es el OKR y cómo implementar esta metodología.
