Factores que componen un forecast de ventas
Ya conoces qué es un forecast de ventas, ahora debes saber que existen dos factores identificados para lograr una previsión de ventas efectiva. Estos son:
Tangibles
Hace referencia a los datos obtenidos — y objetivos— del negocio, tales como:
- el histórico de información de pedidos,
- reporte de ventas y ofertas,
- entregas pactadas,
- etcétera.
Intangibles
En este caso, se encuentran todo tipo de estimaciones, ya sean las ventas que esperamos a raíz de una exitosa estrategia de marketing, los movimientos y gestiones de la competencia, entre otros. Son evaluaciones revestidas de cierta formalidad que, en cualquier caso, deben ser futuribles.
Importancia estratégica de un forecast de ventas
Cuando de estrategia se trata, el pronóstico de ventas es aquel elemento diferenciador que toda empresa debe incluir en su planificación, debido a:
La competencia entre compañías
La competencia que existe entre las empresas en el mercado es un factor determinante para un forecast de ventas efectivo.
Una proyección cercana sobre nuestros competidores nos brindará distintos beneficios, podremos gestionar mejores precios, servicios diferenciales, etc.
La satisfacción del cliente
Una exitosa proyección de ventas permite un mayor acercamiento del producto o servicio hasta el consumidor final por parte de nuestra fuerza de ventas y, de esta forma, aumentar la tasa de conversión y fidelización.
Ahora bien, ¿para qué hacemos una proyección en los procesos comerciales?
Conoce las razones:
- reducción de costos;
- optimización de infraestructura;
- agrega valor a todos sus procesos;
- reducción del margen de error, por ende, estarás expuesto a menor cantidad de situaciones peligrosas.
¿Cómo el forecast ayuda a su vez al equipo de ventas?
- asignación de territorios;
- define las cuotas de ventas por cada vendedor;
- mide desempeños laborales.
El forecast de ventas coadyuva en el mejor desenvolvimiento de la estructura de ventas en cualquier tipo y tamaño de empresa.
¿Cuáles son los datos más importantes de un Forecast de Ventas?
Las previsiones que deben incluirse para elaborar un buen pronóstico de ventas deben posibilitar:
- encontrar tendencias que permitan conocer cómo será el desarrollo en el resto del período en función de las ventas, del histórico, entre otros;
- alcanzar una visión a gran escala sobre el producto, el mercado y la situación de la compañía;
- realizar alertas que deben ser remitidas a los responsables del producto, canal o sucursal para determinar las medidas correctivas;
- estimar nuevas propuestas de negocios en base a los resultados obtenidos;
- detectar las secciones de clientes que no evolucionan según lo previsto y así implementar nuevas medidas.
- conocer los niveles de materia prima o materiales de producto terminado en base a los productos proyectados;
- cuantificar la inversión necesaria y promociones para el área de marketing;
- evaluar diversas opciones para aumentar la capacidad productiva.
¡Su utilidad es increíble!
¿Cómo estructurar los datos?
Para elaborar una correcta estructura de datos debemos tener en cuenta lo siguiente:
- ¿qué necesita el usuario? (vendedores, directores comerciales, entre otros);
- ¿qué nivel de detalle habrá en relación a las ventas por sucursal, vendedor, canal, etc?
- debes contar con información de todos los departamentos implicados para enriquecer el informe de ventas mostrando información detallada sobre el cumplimiento de la previsión y su consecuencia en la producción.
- incluir información externa de empresas de estadística y datos — privadas o públicas— para poder medir la disposición de nuestra empresa en el mercado objetivo;
- deben ser estructurados sensibles a las alertas y cambios.
Para un óptimo nivel de información, deben estar enfocados con visión a todos aquellos campos que necesitan ser mejorados.
Algo que muchas veces se pasa por alto es la importancia de revisar y actualizar los datos con frecuencia. El entorno de ventas no se mantiene estático: lo que hoy parece estable, mañana puede haber dado un giro de 180 grados. Incluso un solo mes atípico puede distorsionar toda la percepción que tienes de la tendencia, así que no confíes solo en un pronóstico anual y trata de ir ajustando sobre la marcha.
También es crucial considerar las fuentes externas de información, como reportes del sector o proyecciones económicas publicadas en medios especializados como Expansión o El Economista (España). Si eres un poco escéptico con “la prensa económica”, al menos date el beneficio de la duda para contrastar tus números con los de fuera. Combinar datos internos con este tipo de referencias a menudo ayuda a anticipar “cambios de clima” en el mercado antes de que te caiga el chaparrón.
En un forecast de ventas los datos deben poder ser expresados — y entendidos — de cualquier forma, debiendo aportar comparativas entre distintos tipos de informaciones y sus resultados actualizados, independientemente de su volumen u origen.
Mejores prácticas para la elaboración de un Forecast de Ventas
Conoce estos 3 métodos para la elaboración de un forecast de ventas efectivo y cómo tomar decisiones a partir de sus resultados.
1. Pon atención a los métodos estadísticos
Este tipo de método aporta objetividad, puesto que, se basa en cálculos comprobados en todo tipo de sectores e industrias.
Principalmente, si se tiene un histórico de ventas, se pueden realizar estimaciones en base a proyecciones matemáticas.
Esta técnica es representada en gráficas que logran detectar tendencias y cómo ha afectado la demanda a la situación económica de un mercado en particular o los efectos (positivos o negativos) de las acciones de marketing implementadas.
Para materializarlo, algunas herramientas eficaces son Excel o Google Sheets.
2. Incluye a toda la empresa en el Forecast
Para que se logren cumplir las metas trazadas, los ejercicios del forecast deben ser colaborativos, convirtiendo al proceso en un ciclo de colaboración.
De esta forma, toda la empresa comprenderá el proceso que se está llevando a cabo, disminuyendo el margen de error en la proyección de ventas.
3. Crea escenarios “what-if?”
Su traducción literal es “qué pasa si”. Debes crear múltiples escenarios con distintos pronósticos para lograr tomar las decisiones más acertadas.
Para concluir
El forecast de ventas es considerado como una herramienta imprescindible para garantizar el éxito de la estrategia de marketing de una empresa. Para que esto sea posible, debe contar con el apoyo de todos los departamentos intervinientes para que sea lo más eficaz y efectiva posible.
