1. Saiba porque criar mensagens de ausência temporária
Conforme citado, o objetivo de criar essas mensagens e para comunicar o seu cliente de que você está ausente do escritório e com acesso limitado (ou restrito) ao email e que pode demorar mais do que o comum para retorna-lo. As mensagens automáticas tem também por objetivo encaminhar o cliente para ser atendido por outro colega ou informá-lo, por exemplo, outras formas de entrar em contato com você (celular, pessoa de contato, etc).2. Aprenda o que deve ser escrito nessas mensagens
Não existe uma regra que determine o que deve ser escrito em mensagens automáticas, mas o bom senso faz com que muitas delas contenham informações similares, como por exemplo, informar os dias que você estará ausente, quem estará atuando em seu lugar e como as pessoas podem contatá-lo em casos emergenciais. É comum encaminhar assuntos específicos para pessoas diferentes, por exemplo, compartilhar o contato de um colega para assuntos relacionados à vendas e de outro colega para assuntos administrativos. Outro ponto importante é sobre a linguagem em que essa mensagem deve ser escrita. O principal é que você mantenha a sua forma de escrever e o jeito da empresa de se comunicar. Se a sua firma adota uma postura mais informal, por exemplo, mantenha a mesma linguagem neste tipo de mensagem. Além disso, você deve escrever de forma pessoal, para que quando o cliente receba a mensagem ele sinta como se você mesmo estivesse respondendo aquele email, naquele momento.3. Descubra como configurar o Gmail
Caso você utilize o Gmail, torna-se muito simples cadastrar mensagens de ausência temporária. Siga o passo a passo abaixo para configurar:- abra a sua conta do Gmail e clique no botão configurações, localizado no canto superior direito da tela;
- role a página geral das configurações até o final, onde você encontrará o campo “Resposta automática de férias”.
- uma vez nele, acione o botão para ativar a resposta automática, preencha o dia de início e o dia final em que essa mensagem deverá aparecer, complete o assunto e escreva o conteúdo em si, utilizando as dicas do tópico anterior.
