O que é a Matriz de Eisenhower?
Dwight Eisenhower foi, de 1953 a 1961, o presidente dos Estados Unidos. Contudo, antes disso, era general e Comandante Supremo Aliado das Forças da Otan. Durante esses anos, como um membro do alto escalão das forças armadas, lidou com muitas questões arriscadas. Inclusive, tinha que tomar decisões a todo o momento. Por isso, precisou aprender a priorizar o que era realmente importante.
Para resolver a questão, ele desenvolveu uma estrutura de gerenciamento de tarefas que visava priorizar o que era necessário fazer e o que podia ser adiado ou até delegado. Esse sistema foi por muitas décadas impopular para os interessados em produtividade e organização. Até que o autor Stephen Covey apresentou o método ao escrever o seu livro “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes”.
Como ela funciona?
A função da Matriz de Eisenhower é auxiliar na produtividade e priorização do tempo daqueles que têm tarefas ou coisas para fazer. Ela é dividida em quatro etapas, ou melhor, quadros definidos por aquilo que é urgente ou importante fazer. As tarefas devem ser colocadas dentro do quadro de acordo com essa classificação.
Portanto, a organização dos quadros fica assim:
- primeiro quadro (urgente e importante) — esquerdo superior: aqui ficam as tarefas importantes que precisam ser feitas no dia;
- segundo quadro (importante, mas não urgente) — direito superior: nesse, ficam as atividades que são importantes, mas não existe urgência em executá-las, por isso elas podem ser agendadas;
- terceiro quadro (não é importante, mas urgente) — esquerdo inferior: essa são tarefas urgentes, porém, não são tão importantes e podem ser delegadas para outras pessoas;
- quarto quadro (não é importante e nem urgente) — direito inferior: por fim, aqui ficam os afazeres que não têm nenhuma urgência e nem são importantes, por isso, não há necessidade de fazê-los.
Como ela pode ajudar a aumentar a produtividade e eliminar atividades que desperdiçam tempo?
De acordo com um estudo publicado no Journal of Consumer Research, a nossa atenção é atraída para aquilo que consideramos urgente, independente da recompensa. Existe até um nome para esse nosso hábito — efeito da mera urgência. Aliás, pesquisadores acreditam que, por isso, somos tão ruins em gerenciar tarefas e tempo.
Curiosamente, muita gente se pega apagando incêndios o tempo todo, meio que numa maratona cansativa de urgências que, no fundo, talvez nem mudem tanto o resultado final do dia. E é exatamente aqui que a matriz mostra seu valor: ela força você a pisar no freio e, de verdade, questionar o porquê de estar correndo atrás de determinada tarefa. Às vezes, só de visualizar as demandas separadas nos quadrantes, a cabeça clareia e você percebe que passou semanas dando voltas no mesmo lugar. Não é raro se surpreender — tem gente que chega a rir da própria “lista” depois, quando coloca tudo no papel.
E vale lembrar que esse processo de análise pode até ser desconfortável no começo. Ninguém gosta muito de admitir que gastou tempo com algo pouco relevante, mas, sinceramente, é aí que moram os maiores ganhos de produtividade. O exercício vai afinando a percepção do que importa mesmo, tornando mais natural ignorar certas tarefas que só enchiam a agenda à toa. Com o tempo, vira quase um reflexo: você olha para uma demanda, encaixa no quadrante e já sente alívio ao saber o que deve ou não priorizar.
Então, como um método dividido por quadros pode ajudar a avaliar melhor a nossa necessidade? Bem, a Matriz de Eisenhower trará mais clareza para entendermos o que é ou não importante.
Até porque, para utilizá-la da maneira certa, você terá que olhar para todas as suas tarefas do dia e realizar o questionamento: isso é urgente para mim? É algo importante para os meus objetivos? Esse não é um hábito que temos quando elaboramos a nossa lista de coisas a fazer.
Para sermos sinceros, é provável que apenas escrevemos uma série de tarefas sem realmente avaliá-las. Principalmente, utilizando os nossos critérios do que realmente é fundamental para o nosso dia.
Como usar a matriz sendo um profissional autônomo?
Sabemos que quem é autônomo depende de uma organização extrema para que sua agenda de entregas não saia do controle. Porém, ser organizado nem sempre é possível, e quando menos se espera o profissional está com tantas demandas atrasadas que não consegue nem ter um descanso. Usar a Matriz de Eisenhower vai te ajudar a se gerenciar melhor. Vamos entender a seguir como.
Primeiro quadro
Vimos nos tópicos anteriores que o primeiro quadro é onde ficam as tarefas urgentes e importantes, logo, é aquilo que você precisa fazer. Sabe aquele texto com prazo para entregar amanhã às 9h? Aquele telefonema para saber sobre a reserva do hotel para a viagem do final de semana? Então, são coisas que precisam de agilidade para a sua execução, além de terem prazos e consequências visíveis para os seus objetivos.
Segundo quadro
As atividades do segundo quadro estão relacionadas a tarefas que são essenciais, mas não são urgentes. Aqui, já podemos descartar a questão do prazo ou, pelo menos, que sejam atividades com um vencimento imediato, por exemplo.
Portanto, são tarefas que podem ser programadas para outro dia, justamente pela falta de urgência de tempo. Por exemplo, a pesquisa para realizar um projeto, um e-mail para fechar uma parceria para um trabalho futuro etc.
Note que, apesar de não ter um vencimento, no longo prazo, essas tarefas têm uma consequência e isso deve ser considerado.
Terceiro quadro
Nesse quadro, as demandas começam a ficar um pouco mais leves. As atividades nessa parte não são importantes para você, mas são urgentes, o que significa que possuem um prazo.
O ideal é que você possa delegar as tarefas que se encontram nesse quadro. Alguns exemplos: pedidos de ajuda que podem ser feitos por outros, postagem de conteúdo que pode ser automatizada, etc.
Quarto quadro
No último quadro ficam as atividades que não são fundamentais e nem urgentes. Logo, não existe a necessidade de fazê-las ou até deixá-las na sua lista de coisas a fazer.
Gerenciar o nosso dia a dia, principalmente quando se é profissional autônomo, é definitivamente um desafio. Afinal, como você é o responsável pela organização das suas atividades, é muito fácil perder o controle conforme as demandas aumentam.
Por isso, ferramentas como a Matriz de Eisenhower podem auxiliar a entender o que realmente é importante e urgente. Esse recurso ajuda a separar atividades que não trarão resultado algum para o seu objetivo e focar naquelas que são fundamentais para o seu sucesso.
