1. Crie atalhos para tarefas frequentes
Você costuma fazer as mesmas tarefas dentro do Google Sheets?
Para otimizar o seu tempo, é possível usar atalhos para essas tarefas que você faz com frequência.
2. Use Macros também para tarefas frequentes
Além dos atalhos, outra ferramenta do Google Sheets que ajuda a otimizar o seu tempo com tarefas frequentes é o Macros.
Por meio dele, você pode gravar ações que você faz de forma repetitiva e depois dar play na gravação que você salvou para repetir essa tarefa.
Se você tem interesse por essa ferramenta, acesse Extensões > Macros > Gravar macro. As macros não ficam mais no menu Ferramentas: elas passaram para o menu Extensões.
3. Traduza textos sem precisar de outros aplicativos
Uma funcionalidade que não muita gente sabe sobre o Google Sheets é que ele consegue integrar com o Google Tradutor, podendo traduzir o texto que você quiser na planilha.
Para ativar essa função, basta digitar =GOOGLETRANSLATE (“frase no idioma atual”, “idioma atual”, “idioma que você quer que seja traduzido”).
Veja o exemplo a seguir, em que queremos traduzir um texto do espanhol para o inglês:
=GOOGLETRANSLATE(“hola”, “es”, “en”)
4. Transfira dados de outra planilha do Google Sheets
Outra funcionalidade que pode economizar muito o seu tempo é a integração entre planilhas do Google Sheets.
Dessa forma, você evita ter que copiar e colar informação de um arquivo para outro, e esses dados são automaticamente enviados.
A funcionalidade que permite isso é chamada IMPORTRANGE. Para testá-la, use o exemplo abaixo:
=IMPORTRANGE(“URL da planilha que você quer”; “Referência de aba e cédula”).
Veja um exemplo a seguir:
=IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/teste”, “Sheet1!A:A”)
5. Conecte sua planilha a outros aplicativos
Além de conectar uma planilha à outra, é possível também conectar sua planilha do Google Sheets a outros aplicativos online.
Isso quer dizer que você pode puxar dados de fontes como o Instagram, desde que a conta seja comercial: no Zapier o app hoje se chama Instagram for Business e exige uma conta Instagram Business ligada a uma página do Facebook.
Para fazer isso, você pode recorrer a serviços como o Zapier ou o IFTTT. Só que a integração do Zapier com o Twitter foi desativada em 31 de agosto de 2023, por causa das mudanças de preço e de política da API do X. No IFTTT os applets de X (Twitter) e de Instagram continuam existindo, mas ficaram restritos aos planos pagos.
6. Conheça fórmulas dentro do app
Como você já deve saber, o Google Sheets permite uma série de fórmulas diferentes para você aplicar em seus dados.
Sabemos que existem muitas fórmulas e é difícil conhecer ou utilizar todas, mas é possível ter uma visão das possibilidades que você tem digitando o sinal de igual e um parênteses.
Veja um exemplo:
7. Convide colaboradores
Uma das grandes vantagens de usar o Google Sheets é poder adicionar colaboradores à sua planilha, que podem visualizar, comentar ou fazer edições em tempo real.
Além de disponibilizar essa flexibilidade para cada colaborador, é possível também ver o que cada um está fazendo naquele documento e ter acesso a um histórico de edições.
Para compartilhar sua planilha com mais pessoas, clique em Compartilhar, adicione os e-mails e escolha o nível de acesso de cada um: Leitor, Comentador ou Editor.
8. Tranque cédulas para previnir edições
Por mais que o Google Sheets permita a colaboração de diversas pessoas em um mesmo arquivo, nem sempre você vai querer que todos tenham acesso a todo tipo de edição.
Para ter mais controle sobre essas permissões, você pode trancar cédulas específicas e selecionar quem você quer que tenha a permissão de editá-la.
Configure essa permissão em Dados > Proteger páginas e intervalos. No painel que abrir, escolha Intervalo, selecione os dados e clique em Definir permissões.
Além de proteger dados específicos, você também pode proteger uma aba inteira: no mesmo painel, escolha Página em vez de Intervalo.
9. Faça um checklist para a sua equipe
Outra função excelente para quem usa o Google Sheets com equipes é criar um checklist de atividades.
Encontre essa opção em Insert > Checkbox:
10. Use filtros em seus dados
Com tanta informação que colocamos em planilhas, os filtros se tornam um facilitador para encontrar dados específicos de maneira rápida.
Para fazer isso, selecione o intervalo e vá em Dados > Criar um filtro, ou clique com o botão direito e escolha Criar um filtro. Depois é só especificar o tipo de dado que você quer ver:
11. Transfira as informações de um formulário para sua planilha
Você passa dados de um formulário para uma planilha manualmente?
Com essa dica, você não vai precisar mais fazer isso!
Todos os dados do seu Google Forms podem ir automaticamente para uma planilha do Google. Veja como:
Clique em Ferramentas > Criar um formulário
Em seguida, um formulário do Google será aberto em uma nova aba. Crie o formulário normalmente.
Ao fazer isso, você vai notar que o Google Sheets criará uma aba na sua planilha com as respostas do formulário:
12. Importe dados financeiros atualizados
Essa é uma funcionalidade mais específica, porém que economiza bastante tempo de quem acompanha o mercado financeiro.
Se você precisa incluir informações de preços de ações em suas planilhas, existe um comando no Google Sheets que faz isso automaticamente!
Esse comando é o =GOOGLEFINANCE. Veja a seguir o parâmetro que você precisa usar:
=GOOGLEFINANCE(código_da_ação; “price”; “data de início”; “data final ou número de dias”; “frequência”). O primeiro argumento é o código da ação, como “GOOG” ou “NASDAQ:GOOG”, e não o nome da empresa. Em planilhas com o local definido como Brasil, os argumentos são separados por ponto e vírgula.
Um exemplo, com as ações do próprio Google, é:
GOOGLEFINANCE(“GOOG”; “price”; “1/1/2025”; “12/31/2025”; “DAILY”). Vale saber: as cotações podem ter até 20 minutos de atraso, são fornecidas apenas para fins informativos e o histórico não pode ser acessado nem baixado pela API do Sheets nem pelo Apps Script.
13. Transfira um feed RSS para sua planilha
Outra funcionalidade mais específica mas também muito útil é a transferência automática de um feed RSS para a sua planilha.
Com a funcionalidade IMPORTFEED, você pode importar as publicações recentes de um site em seu documento.
Veja a seguir como utilizar o IMPORTFEED:
IMPORTFEED(“URL” ) .
Um exemplo com o feed do próprio Google seria:
IMPORTFEED(“https://news.google.com/rss?hl=pt-BR&gl=BR&ceid=BR:pt-419“)
14. Padronize o formato de texto
Muitas vezes, quando você for importar um dado, o formato de texto dados vão estar desordenados (ex: DADO, dAdO, dado).
Para padronizar esse formato, você pode usar algumas funções como:
- =MAIÚSCULA(A1), ou =UPPER(A1) se a planilha estiver usando nomes de função em inglês: deixa todas as letras em maiúsculas
- =LOWER (A1): deixa todas as letras minúsculas
- =PROPER(A1): primeira letra em maiúsculo, o resto em minúsculo
15. Esconda colunas
Se você quiser deixar de ver alguns dados da sua planilha, sem deletá-los, basta esconder a coluna ou a linha que corresponde às informações.
Clique com o botão direito na linha ou na coluna e selecione Ocultar linha ou Ocultar coluna, respectivamente.
Se em algum momento você quiser voltar a ver a coluna, clique na seta que foi gerada em seu lugar:
16. Formate as linhas com cores
Quer um jeito simples e rápido de melhorar o layout da sua planilha?
Procure por Cores alternadas na barra de ferramentas, dentro do controle Cor de preenchimento.
Ao selecionar essa opção, o Google Sheets aplicará automaticamente uma regra de cores alternadas em suas linhas.
Veja a seguir:
Com o “Alternating colors”, sua planilha fica mais ou menos assim:
17. Crie um gráfico pequeno em uma cédula
Para mostrar seus números de uma forma visual rápida, o Google Sheets permite a criação de gráficos pequenos em cédulas!
Se você quiser criar apenas uma linha, basta inserir =SPARKLINE(C2:E2), supondo que os dados que você quer considerar estão nas células de C2 a E2.
Caso você queira criar um mini gráfico de colunas, você deve usar o =SPARKLINE(C2:E2,{“charttype”,”COLUMN”})
18. Confirme os e-mails na sua planilha
Ao importar dados de e-mails para a sua planilha, muitas vezes eles não estarão formatados corretamente.
A boa notícia é que o Google Sheets permite, por meio da função ISEMAIL, identificar quais e-mails são válidos ou não.
Para checar os e-mails de um intervalo de dados específicos, use a seguinte fórmula:
=ArrayFormula(ISEMAIL(H2:H3))
O Google Sheets vai dar uma visão da seguinte maneira:
19. Valide URLS
Além de validar e-mails, o Google Sheets também pode validar URLs na sua planilha.
Use a mesma fórmula que indicamos acima para os e-mails, substituindo ISEMAIL por ISURL:
=ArrayFormula(ISURL(L2:L3))
A partir dessa configuração, o Sheets já consegue mostrar as URLs certas e erradas:
20. Separe nomes e outros dados
Você já passou muito tempo separando dados juntos (ex: nome e sobrenome) manualmente?
Existe uma funcionalidade no Google Sheets que facilita esse trabalho para você!
O recurso Dados > Dividir texto em colunas ajuda a deixar suas informações mais organizadas, de um jeito rápido e simples.
Como você viu neste post, o Google Sheets tem diversos hacks que tornam sua vida mais fácil e as tarefas do dia a dia mais rápidas.
Você não precisa ser um expert para começar a utilizar essas funcionalidades desde agora, portanto reúna as que você mais gostou e já comece a fazer uso delas!
Se você quer conhecer outros aplicativos do Google e como eles podem ajudar no seu dia a dia, vale explorar o catálogo de aplicativos do Google Workspace.
