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Gestão de documentos: conheça a importância dessa prática

MM
Matt Montenegro Founder & CEO
25/05/2019 5 min
TL;DR

Gestão de documentos organiza produção, uso e armazenamento dos registros para dar domínio e segurança à informação. O texto compara guarda física, GED, nuvem e microfilmagem, inclusive terceirização.

  • Por que importa: contratos, fiscais e RH acumulam papel que não pode sumir.
  • Como funciona: método certo ao porte do negócio; um modelo único não serve a todos.
  • Na prática: GED digitaliza; nuvem permite editar e compartilhar à distância.
  • Ponto de atenção: microfilme reduz espaço e, bem guardado, pode durar até 500 anos.
  • Conclusão: organização libera tempo e espaço e protege o que é estratégico.
Ser um empreendedor de sucesso é um sonho conquistado a cada degrau. Não existe trajetória livre de obstáculos, são eles que impulsionam o crescimento e motivam as pessoas a buscarem a superação. A competitividade do mercado é latente, e aqueles que não buscam alternativas para auxiliar no desempenho de suas atividades de empresário acabam tendo frustrada sua tentativa de conquistar estabilidade financeira com o próprio negócio. Para alcançar suas metas, os empreendedores devem procurar por instrumentos que não somente auxiliem na sua gestão, como também impliquem no aumento da produtividade, que resultará em lucros. Neste sentido, uma tarefa que dispende muito trabalho e tem fundamental importância no desenvolvimento de uma empresa é o modo como seus documentos são organizados; a chance de falhar é muito maior em um ambiente bagunçado. Por isso, no post de hoje abordaremos como uma boa gestão de documentos pode fazer a diferença para o seu negócio. Fique ligado!
Neste post 3

O que é gestão de documentos?

A gestão de documentos engloba uma série de procedimentos voltados para produção, uso e armazenamento de importantes registros de uma empresa. A prática de gerenciamento de arquivos pode ser feita de diferentes maneiras. Mas, de um modo geral, sua finalidade é proporcionar às companhias maior domínio sob suas informações, que foram guardadas de forma organizada e segura. LEIA TAMBÉM
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Por que empregar essa metodologia na minha empresa?

Administrar uma empresa não é uma missão fácil, além dos desafios inerentes à carreira de empreendedor, tudo precisa estar muito bem documentado; caso contrário você perderá o controle do seu negócio. Já imaginou a quantidade de papel gerado por uma empresa ao longo dos anos? Quantos contratos são fechados com fornecedores? Qual a quantidade de funcionários? O estabelecimento está cumprindo com as normas que lhe são exigidas? Tenho os comprovantes de quitação das obrigações fiscais? Todos esses questionamentos têm algo em comum: geram arquivos que não podem ser dispensados. Mas como guardar tudo isso e saber exatamente onde encontrar, caso me seja solicitado? Neste contexto, o uso das tecnologias tem se mostrado um forte aliado dos empreendedores, independente de qual seja o tamanho do seu negócio. Isso porque a gestão sistematizada dos documentos representa um aumento da produtividade. Tendo em vista que eles serão armazenados e acessados com maior agilidade, haverá mais tempo para se dedicar a decisões importantes, bem como na busca de novas oportunidades. E engana-se quem pensa que as vantagens param por aí. Os documentos eletrônicos não ocupam um espaço físico, o que antes era ocupado por papéis, local este que poderá ser utilizado para expandir algum setor da empresa. Outro ponto positivo é confidencialidade aplicável aos seus registros. Com os procedimentos de gestão, os assuntos mais relevantes e estratégicos conseguem ser protegidos e restritos a quem realmente interessa.

Quais as soluções de gestão de documentos podemos trazer para os empreendimentos?

Estamos convencidos de que a gestão de documentos influencia diretamente no sucesso de um empreendimento. Mas existe um único modelo a ser seguido? Certamente o que atende um pequeno negócio de repente não seja o suficiente para uma grande organização, de modo que soluções diferentes devem ser apresentadas neste quesito. Independente de qual seja o método escolhido, terceirizar esse serviço representa uma estratégia valorosa. Mais do que poupar esforços, significa poder contar com um trabalho competente e especializado. Vejamos alguns destinos aplicáveis aos seus documentos:

Guarda física

Essa talvez seja uma solução de gestão de documentos bastante conhecida no meio empresarial, mas não custa reforçar a ideia, pois ela é eficiente. A guarda física é uma alternativa para quem deseja ou precisa manter os papéis, e não dispõem de um local adequado para tanto. É aí que entra o serviço oferecido por empresas especializadas em armazenar acervos; dentro de um ambiente apropriado e com a devida organização.

Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED

Com este método, os arquivos da sua empresa serão convertidos para o formato digital, e posteriormente gerenciados através de softwares; eles ficarão estruturados de forma inteligente, garantindo um acesso rápido e facilitado. E o que é feito com a parte física? A resposta é depende. Algumas empresas, para garantir a segurança de suas informações, optam por conservá-los, uma combinação entre o GED e a guarda física. Entretanto, caso não se julgue necessário, os papéis podem ser eliminados.

Armazenamento na nuvem

Quando o assunto é soluções tecnológicas para dar um destino às papeladas de uma organização, o armazenamento em nuvem talvez seja a modalidade mais recente disponível. Assim como no GED, ele também é desempenhado pela ação de um software, a diferença é que ele está conectado com a internet e graças a essa funcionalidade, o arquivo armazenado em nuvem pode ser usado a qualquer momento, onde quer que o empreendedor esteja. Outro ponto que merece destaque, é a possibilidade de editar e compartilhar os arquivos. Por exemplo, você viajou para uma reunião de negócios e foi comunicado da necessidade de aumentar a quantidade matéria-prima a ser comprada, em um contrato que ainda não foi finalizado. Se esse documento está salvo na nuvem, você consegue alterá-lo estando em qualquer lugar do mundo, ou compartilhá-lo a fim de que outra pessoa o faça. No mercado encontramos empresas seguras e com alternativas diversificadas para esse tipo de solução, cabendo ao empresário escolher o perfil que mais se adeque a sua empresa.

Microfilmagem

A microfilmagem também é um método prático e eficaz de armazenamento que funciona da seguinte maneira: capta-se imagens dos documentos e elas são salvas em um microfilme, ocupando um espaço bem reduzido. É um procedimento seguro, que assegura a autenticidade das informações ali contidas, e se guardados do jeito correto, podem durar até 500 anos. Organizar e estruturar arquivos é uma parte indispensável para o bom funcionamento de qualquer negócio. Quando feito de maneira inteligente, seus benefícios vão além de facilitar a acessibilidade das informações. A gestão de documentos contribui para que tudo flua com maior eficiência, e o resultado disso é trazer competitividade à organização.

Perguntas frequentes

Quando a guarda física ainda faz sentido?

Quando a empresa precisa ou deseja manter papéis e não tem local adequado no escritório. O artigo aponta empresas especializadas em acervo organizado dentro de ambiente apropriado e controlado. Pode também combinar com GED para quem quer digital e físico ao mesmo tempo.

Qual a diferença entre GED e armazenamento na nuvem no texto?

Ambos usam software; no GED o foco é digitalizar e estruturar o acervo para acesso rápido. Na nuvem, a conexão com a internet permite usar, editar e compartilhar o arquivo de qualquer lugar. O exemplo da reunião de negócios ilustra alteração remota de contrato ainda em aberto.

Microfilmagem ainda é opção útil?

Sim no artigo: imagens vão para microfilme com pouco espaço, autenticidade preservada e duração de até 500 anos se bem armazenadas. É apresentada como método prático ao lado das soluções digitais modernas. A escolha depende do perfil de retenção e do risco que a empresa aceita.

MM Matt Montenegro

Matt Montenegro

Publicitário e Designer de Produto; ex-CEO da VidMonsters (M&A Hotmart). Fala sobre a indústria de tecnologia e compartilha insights a respeito do atual zeitgeist.

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