15 fórmulas e atalhos do Excel que você precisa conhecer!

Q: Como escolher entre fórmula e atalho no Excel?

Use fórmula quando a planilha precisa calcular, comparar, somar ou transformar dados de modo repetível. Use atalho quando a tarefa é selecionar, copiar, formatar, inserir ou navegar mais rápido. Os dois recursos se complementam: a fórmula cria a regra do dado e o atalho reduz o trabalho manual de aplicar e revisar essa regra.

Q: Quais atalhos ajudam a selecionar grandes intervalos?

Ctrl com Shift e as setas permite expandir a seleção até o limite de dados em uma direção. O botão no canto entre a primeira linha e a primeira coluna seleciona toda a planilha. Antes de editar ou excluir, confirme o intervalo destacado, pois células vazias e filtros podem mudar o ponto em que a seleção termina.

Q: Como evitar erros ao preencher fórmulas em uma coluna?

Escreva a fórmula na primeira célula, confira as referências e observe se elas devem permanecer relativas ou fixas. Depois, preencha as linhas necessárias e compare alguns resultados com cálculos manuais. Se houver cabeçalhos, linhas vazias ou dados misturados, faça esse teste em blocos menores para detectar desvios antes de afetar toda a tabela.

TL;DR

Fórmulas e atalhos do Excel reduzem tarefas repetitivas, desde preencher séries até selecionar intervalos e formatar células. O ganho real vem de combinar comandos com uma planilha organizada e conferir os resultados antes de usar os dados.

Por que importa: Pequenos comandos economizam tempo quando a planilha tem muitas linhas e atualizações frequentes.
Como funciona: Use preenchimento automático para padrões e atalhos de seleção para navegar por intervalos extensos.
Em detalhe: Ctrl, Shift e setas ajudam a selecionar linhas e colunas sem arrastar manualmente.
Ponto de atenção: Atalhos aceleram a edição, mas não substituem checagem de fórmulas, referências e filtros.

Não restam dúvidas de que o Excel é uma ferramenta muito útil para organização dos negócios e da vida pessoa. Entretanto, a maioria das pessoas já acostumadas a usar o software ainda não conhecem todos os recursos que ele possui. São inúmeras as fórmulas e atalhos do Excel que conferem agilidade ao processo de criação de planilhas. Por isso, elaboramos um post listando comandos-chave e alguns atalhos que vão te ajudar a economizar o seu precioso tempo durante o uso do programa. Ficou curioso? Então siga com a leitura!

Neste post 2

5 fórmulas do Excel para facilitar seu trabalho
10 atalhos do Excel para economizar tempo no seu dia a dia

5 fórmulas do Excel para facilitar seu trabalho

1. Preencha automaticamente linhas e colunas

Quando se trata de otimização de tempo, existe um comando no Excel muito importante para efetuar o registro de dados que seguem um padrão. Em vez de preencher cada célula manualmente, o recurso permite a inserção de todas as informações desejadas com 1 único passo. Para tanto, clique e no canto inferior direito da célula que contém os dados que você deseja clicar e arraste a caixa de seleção, até completar a quantidade de células pretendidas. Depois, libere o mouse. O programa vai replicar o conteúdo, completando as células adjacentes como a 1ª selecionada.

2. Selecione rapidamente um trecho de linhas ou de colunas desejado

Está com tempo curto e precisa selecionar parte de uma tabela do Excel ou até mesmo o documento inteiro? Para quem ainda não conhece, esse trabalho pode ser feito de forma bem simples e rápida, deixando mais tempo livre para o profissional editar outras funções mais importantes. Se você deseja selecionar a planilha inteira, saiba que isso pode ser feito com apenas um clique: Há um botão no canto esquerdo superior, entre a numeração da 1ª linha (número 1) e o título da primeira coluna (letra A). Com apenas um clique, você executa a função mencionada. Porém, diante da necessidade de marcar apenas parte das linhas ou colunas, deve ser utilizado seguintes atalhos:

Ctrl + Shift + seta para baixo ou seta para cima para selecionar linhas; e
Ctrl + Shift + seta para a direita ou seta para a esquerda para selecionar colunas.

Nos computadores da Apple, existe uma pequena diferença:

Command + Shift + seta para baixo ou seta para cima, na seleção de linhas; e
Command + Shift + seta para a esquerda ou seta para a direita, na seleção de colunas.

3. Transforme números simples em moedas

O programa Excel é bastante utilizado para o gerenciamento de recursos financeiros (orçamentos, balanço de vendas, folha de pagamento etc.). Formatar os números de sua tabela para representação de dinheiro, com seus respectivos cifrões, casas decimais e vírgulas também é outra agilidade muito procurada por quem faz esse tipo de trabalho. Para realizar tal processo, basta selecionar as células desejadas e na sequência pressionar os botões Ctrl +Shift + R$ para que os números das células sejam representados como reais.

4. Adicione comentários às células

Muitas vezes é interessante adicionar um comentário dentro de uma determinada célula, seja para destacar informações relevantes, seja por qualquer outro tipo de esclarecimento. O 1° passo é clicar o botão direito do mouse, em cima da célula desejada, e na sequência marcar a opção “Inserir Comentário”. O programa abrirá uma caixa de diálogo na qual você deve inserir o seu texto. Clique fora dessa caixa para salvar o conteúdo adicionado.

5. Use a função SE

A função SE é uma excelente ferramenta de controle e de domínio das condições de valores solicitados. Ela permite que você saiba, por exemplo, a quantidade de produtos no estoque da empresa, e, consequentemente os itens que precisam de reposição. A fórmula a ser utilizada é a seguinte:

=se(célulaX<=0; “O que precisa saber 1”; “o que precisa saber 2”)

Como isso funciona na prática? A título de exemplo, temos:

=se(B1<=0; “A ser enviado”; “No estoque”)

A linguagem =se(B1<=0; “a ser enviado”; “no estoque”) diz ao Excel que, se o conteúdo da célula B1 é menor ou igual a 0, ele deve exibir a mensagem “A ser enviado” na célula que contém a fórmula. Na hipótese do conteúdo ser maior do que 0, aparecerá a mensagem “No estoque”.

10 atalhos do Excel para economizar tempo no seu dia a dia

1. Control + ( e Control + )

São as funções de ocultar e mostrar linhas e colunas novamente, respectivamente. Em tabelas muito extensas, normalmente a leitura das informações é mais demorada, e nem sempre é possível visualizar todos os dados de 1 vez só. Dessa forma, os comandos mencionados servem para facilitar a sua experiência durante o uso do software, permitindo aproximar as informações necessárias ao ocultar linhas e colunas. Aqui o comando para esconder as linhas é o Ctrl + ( e, para as colunas, Ctrl + ). Quando for preciso que os dados ocultados reapareçam, basta teclar Ctrl + Shift + (.

2. Ctrl + + (sinal de adição)

Para inserir linhas, colunas ou células entre os dados.

3. Ctrl + − (sinal de subtração)

Para eliminar células, linhas ou colunas inteiras.

4. Ctrl + Shift + #

Insere uma data ao arquivo, com o dia, o mês e o ano.

5. Ctrl + Shift + _

Remove contorno das células selecionadas.

6. Ctrl + Shift + &

Adiciona o contorno às células selecionadas.

7. Ctrl + Shift + %

Aplica formato de porcentagem, sem casas decimais, às células destacadas.

8. Ctrl + Alt + V

Faz com que os valores das células copiadas apareçam sem formatação.

9. Ctrl + Page up

Alterna para a planilha anterior da sua pasta de trabalho.

10. Ctrl + Page down

Alterna para a planilha a seguinte da sua pasta de trabalho. A inserção de mecanismos para automatizar certos trabalhos sempre traz benefícios. Entre eles, está a economia de tempo e de disponibilidade dos profissionais para executar obrigações mais importantes. As fórmulas e atalhos do Excel consistem em uma excelente maneira de elevar a produtividade na realização de tarefas do seu negócio. Por isso, é indicado que elas sejam adotadas o quanto antes!

Como escolher entre fórmula e atalho no Excel?