1. Adeque a linguagem ao destinatário
O email é um tipo de documento. Isso significa que você deve adequar o tom e a linguagem de acordo com o público que vai receber a sua mensagem.
No universo corporativo, a linguagem formal é a mais indicada, a não ser que você já tenha alguma afinidade com o destinatário e possa fugir um pouco das regras.
2. Seja consistente
As primeiras palavras do seu email vão estabelecer o tom da mensagem.
Se a sua abertura é “prezado(a) senhor(a)”, o leitor vai esperar uma mensagem formal. Já um texto que começa com “oi, amigo” permite uma interpretação mais descontraída.
Verifique se a mensagem está consistente do começo ao fim, sempre com o mesmo tipo de linguagem.
3. Informe sobre arquivos em anexo
Se você está enviando algum tipo de arquivo em anexo, provavelmente ele é importante para a compreensão da sua mensagem.
Nesses casos, lembre-se de incluir essa informação no seu texto. Isso vai otimizar a comunicação e evitar desentendimentos.
4. Suavize as informações negativas
Ninguém gosta de receber mensagens negativas, certo? Então, caso você esteja tratando de algum assunto desse tipo, não se esqueça de suavizar o impacto da informação.
Um “continuo à disposição para ajudar em situações futuras” pode não resolver as circunstâncias, mas ameniza o clima pouco amistoso.
5. Preste atenção ao uso de abreviações
Embora a internet incentive o uso de abreviações, essa prática não é recomendada para o ambiente corporativo.
Supere o vício de linguagem e não abrevie palavras (como “vc”, “pq” e “blz”). Isso pode levar a erros de interpretação e causar situações de constrangimento.
6. Use caixa alta apenas quando necessário
A menos que você queira chamar a atenção para algum tópico em específico, evite o uso de caixa alta. Substitua essa prática por uma formatação diferente: negrito, itálico, fundo destacado etc.
Isso ajuda na compreensão da mensagem e evita a interpretação de que VOCÊ ESTÁ GRITANDO.
Apenas lembre-se de não exagerar na quantidade de formatação. Caso contrário, o efeito será tão prejudicial quanto o uso da caixa alta.
7. Informe quais são os próximos passos
Quando se trata de email marketing, é muito comum terminar a mensagem com um call to action (CTA). Isso ajuda o leitor a entender o que se espera dele e sinaliza qual deve ser o próximo passo.
Mesmo que esse não seja o caso, conclua a comunicação deixando bem claro o retorno que você espera.
Confirmar uma reunião? Receber uma ligação? Ouvir um feedback sobre algum documento? Escreva. O importante é que ninguém fique com dúvidas.
Você também pode se interessar por estes conteúdos:
- Confira 6 dicas de como fazer um banner para email marketing
- Como fazer assinatura digital para email: aprenda 5 maneiras
- Entenda por que 47% dos profissionais de email marketing não foram afetados pelas mudanças de privacidade dos dados
8. Escolha uma despedida adequada
Ao concluir a mensagem, não se esqueça de incluir uma despedida adequada ao restante da mensagem. As opções são diversas e variam entre termos formais, neutros e informais.
Abaixo, você encontra algumas sugestões:
- abraços;
- agradeço a atenção;
- atenciosamente;
- até a próxima;
- com os melhores cumprimentos;
- cordialmente;
- desde já, muito obrigado(a);
- grato(a);
- saudações;
- sempre às ordens.
9. Inclua uma assinatura
Por último, não se esqueça de assinar a mensagem e incluir dados no seu email corporativo como:
- nome;
- cargo;
- nome da empresa;
- telefone;
- site;
- o que mais você considerar adequado.
Caso alguma parte da sua mensagem não esteja clara, o receptor terá em mãos tudo o que é necessário para entrar em contato por meio de outros canais.
Ah! Nessa parte, evite utilizar logos corporativos ou fotos muito grandes. Isso polui o visual da mensagem e pode até ser bloqueado pelo servidor de email como medida preventiva.
Pronto! Agora que você já sabe como enviar um email corporativo da melhor forma possível, aproveite e descubra 9 dicas infalíveis para o seu cliente ler — e responder — os seus e-mails!
