Você sabe como escolher um bom CRM para sua empresa?

TL;DR

Escolher um CRM começa pelo mapeamento de processos, usuários e casos reais. Compare integrações, segurança, exportação de dados, custo total e suporte antes de decidir. A escolha precisa refletir o fluxo observado.

Por que importa: O sistema reúne interações e dados de clientes e prospects.
Como funciona: Transforme necessidades operacionais em critérios verificáveis.
Na prática: Teste importação, integração, permissões e exportação com dados controlados.
Ponto de atenção: Um CRM não garante vantagem, produtividade ou decisões melhores.

Se existisse um top 5 das atividades mais complexas na rotina de um gestor, tomar decisões estaria em primeiro lugar. É algo que exige tempo, análise, responsabilidade e energia. Isso mesmo! O nosso cérebro gasta um quinto da nossa energia para escolher tarefas simples, como o que comer no café da manhã. Essa questão é tão latente que Mark Zuckerberg optou por usar todos os dias uma blusa do mesmo modelo e cor só para liberar o cérebro e focar em coisas mais importantes. E qual a relação disso com a proposta de como escolher um CRM, título do nosso artigo? Simples! Se já é difícil definir a nossa roupa, imagina um sistema que vai influenciar no modo da sua empresa trabalhar com os clientes? Pensando nesse desafio, vamos contar para vocês algumas dicas para deixar essa escolha mais leve. Confira!

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Avalie os processos internos da sua empresa
Descubra o que um bom CRM precisa ter
Considere a simplicidade do CRM e faça um teste

Avalie os processos internos da sua empresa

Quando você vai comprar móveis para a sua casa, certamente você sabe todas as medidas dos cômodos. Afinal, você não quer gastar muito dinheiro em um sofá maior do que a sua sala. A mesma lógica vale para adquirir um CRM. É necessário avaliar a estrutura interna da sua companhia para fazer a aquisição correta. Entretanto, comprar um CRM não tem a ver apenas com tamanho. A grande relação aqui diz respeito aos processos dentro da sua organização. O gestor deve considerar as seguintes perguntas durante a sua análise:

qual o porte da minha empresa?
quantos funcionários eu tenho?
como é o meu ciclo de vendas?
quais as vantagens a ferramenta trará para o meu negócio?
quais pontos eu quero/preciso melhorar nas minhas vendas?

Depois que souber respondê-las, parta para a escolha em si. Sabe porque esse check-list é importante? Porque um CRM só faz sentido em uma companhia se ela tiver uma estrutura mínima de vendas definida. O sistema tem como objetivo organizar e otimizar o processo comercial e, se ele ainda não existir ou for insuficiente, não trará resultados. Ok, você já entendeu que precisa ter alguns processos estabelecidos antes da compra de um CRM. Mas qual o melhor momento para comprar o software? Vamos ser honestos: agora! O ideal é ter o sistema no momento de abrir a empresa para começar a estratégia de vendas e armazenamento de dados todo organizado. Contudo, se não for possível já iniciar seu negócio com o CRM, a melhor hora para comprá-lo é quando tiver um processo de vendas bem estabelecido. Dessa forma, o CRM agregará valor ao seu empreendimento. Agora que você já sabe como avaliar se sua empresa precisa de um sistema de CRM, vamos te ajudar a escolher um. Preparado? Então, vá para o próximo tópico.

Descubra o que um bom CRM precisa ter

Pense na compra de um carro. Ele precisa ter alguns itens básicos para performar bem: motor, direção hidráulica, travas elétricas, pneus resistentes. A compra de um CRM segue o mesmo princípio: existem funcionalidades imprescindíveis a serem consideradas na hora da compra. Veja abaixo:

Integração

Em uma empresa você tem diferentes departamentos: comercial, RH e financeiro, por exemplo. Todas as áreas precisam conversar entre si e entender como as atividades de uma influencia no desempenho da outra. Suponhamos que o financeiro para pagar os salários dos colaboradores deve saber quantas vendas são necessárias para efetuar essa tarefa. O CRM facilita a transação de informações dentro da organização, para que cada setor saiba quais as suas metas e como agir para gerar melhores resultados. Além da integração interna, um bom CRM deve oferecer a integração com outras ferramentas como email, automação de marketing, ligações, redes sociais, entre outras que podem facilitar a vida dos colaboradores. Um vendedor, por exemplo, pode otimizar o seu tempo de trabalho, ter mais produtividade e melhorar seu relacionamento com o cliente se ele tiver acesso em apenas uma tela a todo o histórico da relação entre a organização e o consumidor.

Personalização

Cada empresa tem uma estratégia de vendas e métricas diferentes, podendo fazer vendas B2B ou vendas B2C, por exemplo. Por isso, ao escolher um CRM, você precisa optar por um sistema com painel de controle personalizável. Assim, ao invés de perder tempo reunindo planilhas soltas e olhando cada métrica separada, você pode criar filtros com os itens mais importantes para acompanhar e reuní-los em um só lugar. Na prática, ter tudo organizado da sua maneira, significa ter acesso mais rápido aos dados, opção de mudar suas metas, definir quais funcionários podem ver determinadas funcionalidades, entre outros benefícios.

Armazenamento de dados

Essa é uma característica básica de um CRM. Se você ouvir ou ver em algum lugar que um CRM não possui essa função, fuja logo! Mas você deve estar se perguntando porque armazenar dados é tão importante para o seu negócio, não é mesmo? A resposta é bem simples: porque sua empresa pode tomar decisões estratégicas e crescer no mercado usando o CRM. Com os dados armazenados e analisados, uma companhia consegue perceber os gargalos do seu processo de compra, como o consumidor está reagindo a um serviço, quais as dificuldades da sua equipe de vendas, entre outras informações. E, se você pode medir dados, você pode tomar decisões mais conscientes e com altas chances de acertos. Além de ajudar na administração do negócio, o gestor pode verificar o desempenho de cada vendedor: o quanto ele vende, se ele está realizando todas as suas tarefas, como está a interação com o consumidor. Com essas informações, ele consegue fazer uma avaliação da equipe e também individual. Isso ajuda na hora de dar feedbacks e de fazer mudanças no time.

Relatórios

Um bom CRM precisa dar a opção de ter relatórios customizados. Ter acesso a esses documentos permite à empresa identificar onde estão suas falhas e oportunidades para adequar seus produtos, preços, serviços e entregas. Porém, lembre-se: para os relatórios serem eficientes, o seu time precisa inserir todos os dados no sistema, em todas as etapas de vendas. Só assim você conseguirá ter relatórios detalhados e completos.

Acessibilidade

Quando a gente fala de acessibilidade em um sistema de CRM estamos falando de dois itens: operação em nuvem e em dispositivos móveis. É importante ter essas opções para dar mais flexibilidade e agilidade no trabalho dos seus colaboradores. Imagine que o seu vendedor esteja em um táxi a caminho de uma reunião com o cliente e quer conferir quais informações são essenciais para conduzir a proposta de venda. Ao ter um CRM no smartphone, ele pode conferir tudo isso em poucos cliques, ganhando agilidade e mais confiança. Já a operação em nuvem de um CRM dá mais segurança e facilita a atualização dos dados. Quando tudo é armazenado na nuvem, se a empresa sofrer algum problema com os computadores, ela não corre o risco de perder todas as informações geradas. Considere essas duas questões antes de comprar um CRM. Esses são os principais tópicos na hora de escolher um bom CRM. Então, você já pode comprar um sistema para a sua organização? Calma! Antes disso, você precisa considerar mais duas coisas. Confira quais no tópico abaixo.

Considere a simplicidade do CRM e faça um teste

Depois de avaliar as necessidades da sua empresa, as funcionalidades do CRM, agora, você deve se atentar aos dois últimos itens antes de fazer a escolha do software ideal para sua companhia. São eles:

Simplicidade

A ansiedade de organizar e ter muitos recursos geralmente é grande entre os gestores. Muitas vezes, a gente já quer começar com força total. Mas reflita conosco: de que adianta pegar uma Ferrari para dirigir se a pista só permite rodar a 80 km/h? Nada! Você não vai conseguir aproveitar toda a potência do carro. Assim é com o CRM. Vale mais a pena apostar em um modelo que se adeque a sua realidade. Dessa forma, a medida que o seu negócio for crescendo, você faz a troca por um software mais robusto. Dessa forma, foque na simplicidade. Vai ser mais fácil treinar o seu time para mexer no sistema e adequar o modelo ao seu negócio, criando um funil de vendas. Ir escalando o uso do CRM aos poucos até ele atingir sua performance máxima é a melhor alternativa.

Teste o CRM

Nunca pule essa etapa. Ela é importante para você entender, na prática, como o CRM pode melhorar a rotina dos seus colaboradores e da sua empresa. Quando você testa o sistema, você tem a possibilidade de conferir se ele cumpre o prometido. Além disso, pode ter acesso a funcionalidades que extrapolam as suas necessidades, porém são compatíveis com as demandas da sua companhia, podendo adotá-las. Uma coisa é certa: ter um CRM, em qualquer momento na sua empresa, dará mais vantagem competitiva para o seu negócio. O software permite que a sua organização ganhe em produtividade e inteligência, facilitando a tomada de decisões mais planejadas. Aliar estratégia com dados é crucial para ter um bom desempenho no mercado. E ai? Ainda ficou com dúvidas se vale mesmo a pena investir nessa ferramenta e como escolher um CRM que atenda as suas necessidades? Fique tranquilo! Faça um teste gratuito e comece hoje mesmo a avaliar a melhor solução para a sua empresa!

Quais critérios devem orientar a escolha de um CRM?

Mapeie processos, usuários, dados e integrações antes de comparar produtos. Avalie segurança, permissões, suporte, custo total e capacidade de exportação. Use casos reais no teste para verificar se o sistema acompanha o trabalho sem exigir promessas genéricas de produtividade automática.

Por que integração e exportação de dados são importantes?

Um CRM pode reunir dados de várias fontes, então a integração precisa funcionar com os sistemas necessários. A exportação ajuda portabilidade, auditoria e continuidade. Teste formatos, campos, limites e permissões para evitar dependência de uma demonstração ou de uma integração apenas anunciada.

Como testar um CRM antes da decisão?

Selecione fluxos representativos, importe uma amostra controlada e teste permissões, registros, relatórios, integração e exportação. Inclua usuários que executarão o processo e documente falhas e custos. Um teste bem-sucedido reduz incerteza prática, mas não garante vantagem competitiva ou decisões melhores.

Matt Montenegro

Publicitário e Designer de Produto; ex-CEO da VidMonsters (M&A Hotmart). Fala sobre a indústria de tecnologia e compartilha insights a respeito do atual zeitgeist.