Classifique os objetos por grupos
Tente organizar os itens por categorias, como documentos, itens de escritório, decoração e ferramentas de trabalho. Feito isso, identifique os que usa com bastante frequência e os que não são tão necessários para a rotina. Mantenha por perto apenas os mais importantes, para que possam ser encontrados, pegos e usados no momento em que precisar. Entre eles:
- canetas;
- bloco de notas;
- carregador do celular;
- garrafa de água;
- pano para limpar a tela.
Guardar os que são pouco utilizados libera um bom espaço na mesa e diminui a poluição visual. Além disso, já pensou que terrível seria perder uns bons minutos procurando uma caneta para só depois perceber que ela estava bem debaixo de uma pilha de papel?
Use enfeites, mas com moderação
Eu não sei você, mas acho bem chata uma mesa toda clean, sem decoração, com cara de um escritório superformal. Uma plantinha e um porta-retrato dão um ar de leveza e podem trazer certo conforto em meio a uma rotina pesada ou estressante.
Porém, é preciso ter um pouco de cuidado na hora de decorar o seu ambiente de trabalho. Usar itens em excesso pode causar mais distração, poluir visualmente e ainda dar uma ideia de mesa desorganizada — muita coisa acumulada em um espaço pequeno parece bagunça, mesmo com tudo arrumadinho.
Algumas pessoas acham que a mesa é uma espécie de mural de referências pessoais, e olha, entendo quem gosta. Só não dá para transformar seu espaço num showroom de miniaturas, lembrancinhas e bilhetes antigos, senão vira aquele caos charmoso — só que muito pouco prático. Acho que convém fazer aquele filtro de vez em quando: o que ainda faz sentido? O que só ficou porque você esqueceu de tirar? Às vezes a gente se apega até a embalagem de chocolate bonita, vai entender.
Sabe aquela história de que o ambiente influencia o estado mental? Não é papo furado, não. Estudos da Princeton University (2011, se quiser procurar) mostram que excesso de estímulos visuais realmente afeta o foco. Ou seja, não é só chatice minha dizendo para não lotar a mesa de foto e bibelô; a ciência tá aí como “cúmplice” dessa recomendação. E, claro, se você sente que a bagunça acalma, tudo bem — mas depois não reclame quando perder meia hora procurando aquele boletim perdido debaixo das tralhas.
Separe alguns minutos no dia para manter a organização
Pode ser logo no início ou no fim do expediente. O importante é tirar um tempo para manter a limpeza e organização da mesa de trabalho. Com apenas 5 minutinhos você consegue guardar itens fora do lugar, separar o que precisa, passar um paninho para tirar a poeira e se acomodar para começar o dia bem — ou terminar a jornada com a sensação de dever bem cumprido.
Tome cuidado com o acúmulo
Falei ali em cima sobre tomar cuidado para não deixar muitos enfeites sobre a mesa, certo? Isso vale também para outros itens, incluindo os materiais de escritório — por isso a importância de manter só o essencial ao alcance.
Por incrível que pareça, já ouvi de alguém que “uma mesa cheia de papéis e documentos dá a sensação de que há muito trabalho a fazer e que eu estou muito ocupado”.
Não preciso dizer que isso é uma baita mentira, não é mesmo? Além de ajudar a causar ainda mais desorganização, no fim do dia você pode se sentir esgotado e pouco produtivo — o que é um banho de água fria na motivação de qualquer pessoa.
Ah, essa dica também vale para o excesso de post-it. Por mais que ele seja um bom recurso para criar lembretes, colocar vários ao redor do monitor (ou em um quadro) pode ser um motivo de distração e comprometer a sua produtividade.
Aposte na metodologia dos 5S
O programa 5S foi desenvolvido no Japão logo após a Segunda Guerra Mundial e ajudou empresas a melhorar a qualidade dos processos, produtos e serviços. A metodologia tem esse nome devido aos cinco pilares que a formam, cada um deles começando com a letra S. Vamos conhecê-los melhor.
Seiri — Senso de utilização
Nada mais é do que separar o útil do desnecessário e eliminar do espaço de trabalho tudo aquilo que não contribui para a sua produtividade. É um dos pontos mais básicos para organizar a mesa de trabalho e conseguir mantê-la em ordem.
Seiton — Senso de organização
Definir um lugar para cada coisa e manter cada coisa em seu devido lugar também faz parte de manter uma organização eficaz, evitando bagunça e excesso de itens no espaço.
Seiso — Senso de limpeza
O conceito é simples: manter o ambiente limpo e evitar sujá-lo. Parece bobo, mas um lugar organizado e livre de sujeira faz muita diferença no ânimo — e na saúde também, já que pessoas alérgicas (como eu) sofrem com a menor poeirinha acumulada.
Seiketsu — Senso de saúde e higiene
O senso de saúde e higiene está bem ligado aos outros S. Nada mais é do que colocar em prática alguns padrões para garantir a organização e a limpeza do ambiente. Dessa forma, você cria regras básicas para manter o que foi conquistado — caso contrário, com dois dias (ou menos) sua mesa vira o caos novamente.
Shitsuke — Senso de disciplina
Por fim, você precisa assumir a responsabilidade de seguir os padrões que criou para manter a mesa de trabalho organizada. É exatamente a consciência que o Seiketsu passa, de se comprometer todos os dias com a ordem e a limpeza do lugar.
Viu só como a metodologia 5S, um conceito que veio do meio corporativo, está bem alinhada à organização e pode ajudar até mesmo quem trabalha em home office? O melhor de tudo é que é bem simples de ser colocado em prática e não custa nada!
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Evite comer na mesa de trabalho
Confesso que é bem tentador fazer uma refeição rápida enquanto trabalha, principalmente naqueles dias em que a rotina está bastante corrida. Mas essa é uma atitude que pode trazer um problema duplo:
- prejudicar a sua saúde (olá, gastrite!);
- criar mais bagunça na mesa.
Sem contar o risco de cair algum líquido no teclado e fazer você ter um gasto inesperado comprando um novo para repor.
Portanto, é muito melhor comer no lugar certo e depois retomar a sua rotina. O tempo que você levaria para limpar o que sujou no ambiente de trabalho pode ser usado para se alimentar na cozinha (depois você se preocupa em arrumar a bagunça que fez por lá).
Leva um certo tempinho até que a gente consiga transformar uma atitude nova em um hábito, e para as pessoas que são mais acostumadas a uma baguncinha (a.k.a. eu mesma), pode ser um pouco mais trabalhoso. Porém, organizar a mesa de trabalho e conseguir mantê-la assim é algo que traz benefícios importantes para a sua rotina, o que torna a recompensa ainda maior.
