Afinal, o que é briefing?
Se você procurar no dicionário, verá que a definição é bem objetiva: briefing pode ser entendido como um resumo escrito de diretrizes. Mais precisamente, é o ato de transmitir informações básicas ou instruções de forma concisa, para orientar a execução de um determinado trabalho.
Direto ao ponto, não é? Fazer um briefing, então, significa colocar um projeto no papel de maneira bem detalhada, quase um passo a passo destinado à pessoa ou time que irá executá-lo. Ele funciona como um instrumento que reúne todas as informações necessárias para que o seu projeto possa se concretizar.
Por que fazer um briefing?
Muitas pessoas podem se perguntar se o briefing é realmente necessário. Na verdade ele não é obrigatório, mas certamente sua utilização aumenta a probabilidade dos resultados serem bons!
Explicar uma ideia, delimitando todas as etapas a serem seguidas, favorece uma visão mais ampla de um projeto, ou pelo menos sobre aquilo que o cliente espera.
Se você não documentar os detalhes, pode acabar deixando de lado algum aspecto importante, mesmo sem querer. Além disso, os objetivos ficarão mais claros e mais fáceis de serem vislumbrados.
Por isso mesmo, muitos profissionais e empresas não dispensam a produção dos briefings. Essa ferramenta faz com que nenhuma informação relevante se perca na correria do dia a dia. Seria péssimo entregar um produto a um cliente faltando alguma coisa essencial, não é?
É aí que o briefing entra. Ele te ajuda a não se esquecer de nenhum detalhe e evita mal entendidos. Isso porque vários projetos não dependem de uma pessoa só. Então, quando a proposta está bem delimitada, fica fácil fazer com que os envolvidos absorvam as informações primordiais e compreendam todo o processo de execução da tarefa.
Como fazer o melhor briefing possível?
Quando falamos em briefing, a premissa é: quanto mais detalhado, melhor. É claro que isso não precisa ser levado ao extremo, sobretudo considerando os prazos. No entanto, cada proposta ou ideia demandará determinadas informações e referências, de acordo com seu contexto de produção.
A primeira etapa da elaboração de um briefing é esclarecer a estratégia do seu negócio ou produto. De que forma sua proposta agregará mais valor ao público? Qual a melhor maneira de oferecer este produto ou serviço? Quais motivos fizeram surgir essa demanda?
Às vezes, nessa fase toda, é mais sobre prestar atenção no que o cliente realmente diz do que sair preenchendo caixas com informações aleatórias. Aliás, nem todo mundo já chega com todas as respostas mastigadas. Tem gente que vai descobrir o que precisa enquanto você faz as perguntas, e tudo bem. Isso já salvou meu próprio pescoço algumas vezes — às voltas com um projeto meio nebuloso que, depois de meia dúzia de perguntas bem feitas, finalmente se encaixou. Não subestime o valor de uma pequena pausa para ouvir de fato o que está sendo dito (ou, cá entre nós, o que não está).
São perguntas como estas que te ajudarão a delinear sua visão estratégica. Pensemos no briefing de um e-book, infográfico ou landing page, o objetivo desses materiais não é apenas trazer informação relevante, mas captar leads. Isto é, oferta-se algo de valor — no caso um material rico — em troca de conversão.
Com o tempo, dá pra perceber que a prática de montar briefings acaba virando uma espécie de radar para problemas ocultos. Já me vi, do nada, identificando uma falha no plano só porque precisei anotar um detalhe meio estranho. Esse olhar atento acaba crescendo conforme você se acostuma a mapear tudo. Claro, implica em tomar cuidado pra não virar o chato do excesso de detalhe — sim, acontece! Mas, honestamente, poucos arrependimentos superam o de não ter anotado aquela informação que parecia “óbvia” e depois sumiu completamente da memória coletiva.
Também é bom definir os objetivos a serem alcançados com essa proposta. Num projeto de produção de conteúdo, por exemplo, o objetivo final é que vai determinar o formato do conteúdo.
Outra dica interessante é pesquisar referências sobre produtos ou serviços semelhantes aos que você quer ofertar. Nada pior do que produzir algo já obsoleto, não é? As referências para quem vai escrever, por exemplo, orientam sobre o conteúdo a ser desenvolvido.
As referências servem como um benchmarking, só que de informação e de ideias. Logo, tome o cuidado de procurar sites e páginas realmente confiáveis, de autoridades reconhecidas.
Dicas para elaboração de um briefing completo
Você demarcou a estratégia, especificou os objetivos e as referências? Então é hora de adicionar esses dados ao briefing e finalizar sua elaboração.
Existem inúmeros modos de fazê-lo corretamente, não havendo um modelo perfeito, que deva ser seguido à risca.
Algumas informações, contudo, são essenciais. Um breve histórico da empresa, objetivos e público a ser alcançado são alguns dos tópicos que precisam estar presentes no seu briefing.
Pontos que sempre devem ser levados em consideração
Para ficar mais claro, veja alguns tópicos importantes que você deve levar em consideração:
- Cliente: especifique para quem você está desenvolvendo o trabalho. Coloque todas as informações básicas como histórico, área de atuação e responsável pela tarefa;
- Objetivos: insira aqui quais são os objetivos a serem atingidos. Uma boa dica é usar o funil de vendas para auxiliar nessa etapa;
- Público: para quem você ofertará esse produto ou serviço? Quem você quer alcançar? Responda estas perguntas aqui;
- Mercado: relacione qual a situação e quais as particularidades do mercado no momento de desenvolvimento do projeto;
- Oportunidades: este tópico ajudará a justificar a proposição da tarefa. Por que ele é necessário? Quais as oportunidades identificadas e que devem ser aproveitadas com esta proposta?
- Pontos críticos: coloque aqui quais são as dificuldades atuais, as que podem surgir durante o processo e, se puder, proponha alternativas para driblar estes obstáculos;
- Produção: discrimine quais são as etapas do projeto e delegue as tarefas de cada membro da equipe envolvida, incluindo serviços terceirizados;
- Cronograma: determine prazos dentro de um cenário plausível, de acordo com a disponibilidade de tempo e recursos;
- Informações complementares: vale abordar questões que não foram contempladas nos tópicos acima e observações relevantes para o bom andamento do projeto, como verbas e orçamentos, por exemplo.
Que fique claro: a regra de ouro aqui é saber ensinar, explicar as coisas de um jeito bem compreensível.
As sugestões desse post devem servir como um guia, mas só você poderá definir o que constar no seu briefing. Utilize essa ferramenta a seu favor e valorize seus projetos!
